19
Dic

La motivación en los proyectos

Escrito el 19 diciembre 2007 por Cesar Clavero en Gestión de Riesgos

Como se ha comentado anteriormente, es muy importante que las personas asignadas al proyecto estén motivadas para conseguir el éxito del mismo. Pero, ¿cómo se puede motivar a las personas asignadas a los proyectos? Lo que se necesita es un método para averiguar qué motiva a cada individuo. Antes de intentar motivar a alguien hay que plantearse dos preguntas:
¿Puede esa persona realizar adecuadamente el trabajo?
¿Quiere esa persona realizar adecuadamente el trabajo?
Si la respuesta no es afirmativa para las preguntas anteriores, hay que estudiar la posibilidad de que esa persona cambie de puesto dentro del proyecto o incluso de proyecto.
Si hay una persona que no está interesada en el proyecto podemos plantear lo siguiente: Cambiarle las tareas hasta que encontremos algo que le guste: Esto requiere mucho tiempo y en los proyectos nunca sobra tiempo. Hablarle de algún trabajo que haya realizado en los últimos años y con el que haya disfrutado, para que vea que no todo es aburrido. Preguntarle por aficiones a las que le gustaría dedicar más tiempo. Preguntarle por algo que siempre haya querido hacer y que de momento no ha hecho.
En función de las respuestas, lo importante es encontrar el modelo de actividad que actúa como motivador, no el contenido de la actividad en sí. Las personas consiguen la autorrealización repitiendo un modelo de actividad. Una vez que se ha determinado ese modelo, se trata de encargar a cada persona trabajos que contengan su modelo y que por tanto, motivan al empleado. Hay modelos de resolución de problemas, de innovación, de ayuda a los demás, de experto, de defensor, de autodidacta, etc. Pero, ¿qué modelos de motivación se deben tener en los proyectos? En este sentido, en los proyectos es bueno tener personas de los diferentes modelos. La mayor parte de los individuos son una combinación de varios tipos, generalmente con uno dominante. Una vez que se conoce el modelo de actividad que motiva a una persona, hay que tratar de asignarle un trabajo que contenga ese modelo. Si no se dispone de ese tipo de trabajos, sabremos por qué la persona en cuestión se encuentra desmotivada en su puesto actual.

3
Dic

Ejemplos de otros Riesgos del Proyecto

Escrito el 3 diciembre 2007 por Cesar Clavero en Gestión de Riesgos

En principio puede haber muchos riesgos en los proyectos y como hemos ido indicando en los puntos anteriores, se deben asociar a los diferentes elementos que se deben controlar en el proyecto. Sin embargo, en el Plan de Riesgos siempre hay otros riesgos que se deben incluir en un capítulo adicional.
En este sentido, si las diferentes personas que deben aconsejar en el proceso y en el proyecto han aportado sus recomendaciones, el proyecto tendrá menos riesgo, pues se habrán incluido más acciones para mitigar estos riesgos.
Si uno o varios especialistas en la gestión de riesgos han revisado y validado los riesgos del proyecto y sus acciones mitigantes, es lógico que el proyecto tenga menos riesgo pues está más controlado.
Para proyectos técnicos o de tecnología, el proyecto tendrá menos riesgo si un especialista en la solución técnica también ha realizado una revisión y la ha validado.
El proyecto tendrá menos riesgo si el proceso de resolución de problemas está bien definido, aceptado por todos los implicados y se cumplen las fechas para la resolución de los problemas.
Asimismo, el proyecto tendrá menos riesgo si el proceso de resolución de incidencias está bien definido, aceptado por todos los implicados y se cumplen las fechas para la resolución de las incidencias (que tienen menor severidad que los problemas).
Por último, el proyecto tendrá menos riesgo si los recursos asignados están motivados con la realización de dicho proyecto, ya que si no están motivados podrán perjudicar gravemente al éxito del mismo.

26
Nov

El Museo del Prado.

Escrito el 26 noviembre 2007 por José Luis Fernández en Lean Services

En estos días, he tenido la ocasión de visitar la ampliación del Museo del Prado.
He podido reencontrarme con la “Venus del Espejo” de Velazquez, que tuve el gusto de ver en Londres y que ahora se puede apreciar en Madrid (¡Es casi una acuarela!). También en la exposición, maravillosas obras de Fortuny, como el “viejo al Sol”, y otras obras fabulosas de Goya, Sorolla, Degraín, Madrazo y un sin fin de magníficos pintores españoles…en fin, música y poesía para la vista.
Aparte de las obras de arte, uno puede recrearse en el diseño y la ejecución de la ampliación que, respetando otras opiniones, a mí me parece espectacular por lo respetuoso, por la complejidad técnica que implica salvar un desnivel manteniendo el flujo de visitas, así como por la integración de materiales y formas. La sala del claustro engarzada en el cubo es impresionante.
Pero bueno, a lo mío que son las operaciones…
Me ha sorprendido gratamente la gestión de personas y flujos. Imaginaros el número de personas que van a pasar por el museo en los próximos meses y años. Hasta hoy, siempre me había quejado amargamente de nuestro atraso en temas que ya en Japón y en ciudades como Hong Kong llevan solucionados muchos años y con un escaso coste. Gestión de enrutamiento, colas, información y servicios que hacen que, cuando no están bien resueltos, la visita sea un infierno o al menos resten calidad a la experiencia.
En el Prado, recibí información acerca de qué tenía que hacer antes de llegar a la entrada, asistencia de enrutamiento en cuanto a disponibilidad de ventanilla (Un señor que va pasando a personas de la cola a la ventanilla de forma eficiente metiendo orden criterio y velocidad) lectores de códigos de barras, puntos de información, servicios, zonas de asientos, accesos en ascensor y escaleras mecánicas (el tema de las escaleras me parece una solución necesaria pero una pena el tema del ruido que meten) puntos de venta distribuidos, diligencia y foco en el servicio por parte del personal (En este sentido se ha abierto una brecha en la gestión de museos públicos frente a privados en especial Reina Sofía (mal)frente al Thyssen) (bien)). Me falta echar un ojo como cliente a la parte de restaurante que está justo al lado de una librería y del acceso entre edificio donde no sé si en momentos pico hay mucha acumulación pero en definitiva, mi experiencia fue grata y siento orgullo de vivir en una ciudad que tiene este Museo.
¿Qué os parece a vosotros?

20
Nov

Otros Riesgos del Proyecto

Escrito el 20 noviembre 2007 por Cesar Clavero en Gestión de Riesgos

El último elemento que se debe controlar en los proyectos y que sirve para incluir cualquier cosa que no se ajuste a los elementos anteriores, es el de otros Riesgos del proyecto. En este sentido, en un proyecto pueden aparecer riesgos técnicos o tecnológicos, riesgos estructurales propios de la empresa, riesgos asociados a los procesos, riesgos meteorológicos, etc.
Es importante diferenciar entre riesgos, problemas y acciones. Los riesgos son problemas potenciales que pueden aparecer en el futuro y que hay que controlarlos para evitar que aparezcan. Los problemas son incidencias que ya han aparecido en el proyecto y por lo tanto hay que solucionarlos. Y las acciones son decisiones que se realizan para mitigar los riesgos o para solucionar los problemas.
Para todos estos riesgos del proyecto el proceso que se debe seguir es el siguiente: Identificar los riesgos, describirlos, analizarlos y clasificarlos, en función de la probabilidad y del impacto y establecer un plan de riesgos con acciones para mitigarlos.
También debemos considerar que ante estos otros riesgos que pueden aparecer en el proyecto se pueden establecer las siguientes acciones:
– Aceptar los riesgos, que significa que son riesgos propios del proyecto, por lo que pueden aparecer en cualquier momento y debemos estar preparados para afrontarlos.
– Transferirlos, que significa que no son riesgos propios del proyecto, por lo que pueden asignarse a otros proyectos o a otras unidades de negocio. De esta forma, si aparecen estos riesgos no afectarán a nuestro proyecto.
– Utilizar un seguro, que cubra la totalidad o parte de las posibles desviaciones económicas que se produzcan.
– Utilizar contingencias, que cubran la totalidad o parte de las posibles desviaciones económicas que se produzcan en caso de que aparezcan estos riesgos.
– Intentar reducir la probabilidad o el impacto, mediante una serie de acciones para reducir la probabilidad de que aparezcan los riesgos o reducir el impacto previsto del riesgo.

15
Nov

Si no hay LEAN entonces hay GUATEQUE.

Escrito el 15 noviembre 2007 por José Luis Fernández en General

Para los no familiarizados con el término, se trata de una operación policial que ha intervenido una presunta trama de corrupción en los prestatarios de un trámite administrativo. Podéis ampliar la información en casi cualquier diario.
http://www.elmundo.es/elmundo/2007/11/15/madrid/1195089432.html?a=ec9044ef44bb19edf923daddc3d9108b&t=1195127893
Bien, mi punto es que uno de los motivos de que el Guateque exista es que no se aplican los principios de Lean (digo lean porque me va pero cualquier método de mejora en la eficiencia). Otro motivo obvio en este caso es que es lucrativo.
Me explico, en cualquier entorno de competencia, un sistema que genere un escaso valor, con un dimensionado de recursos probablemente no acorde con la demanda, donde los procesos pasan por detrás de las personas, donde se generan colas y lo que es peor, no importa, donde no hay objetivos ni control, lo normal es que se extinga y desaparezca.
En un entorno natural, un sistema donde aparece la ineficiencia y se realimenta porque no se mide y no se persigue la mejora, donde el “empleado” no siente ningún estímulo para contribuir con sus ideas porque no encuentra vías para comunicarla, tiene probabilidades de extinguirse y desaparecer.
Pero claro, si no tiene competencia por algún motivo, si no tiene una directiva clara ni un objetivo de evolucionar para competir por unos clientes en un entorno de servicios, si es una especie de esfínter o de canal entre océanos ante el que el tráfico se agolpa, entonces gana poder. Y una propuesta de valor a los de la cola puede ser un trato de favor.
Esto pasa de un modo u otro ( y no cuestiono la legalidad o ilegalidad que es labor de los jueces) en almacenes, en carreteras, en routers ¿?, en peluquerías, en trámites, en servicios, en aeropuertos en parques temáticos. Allá donde haya una cola sin reglas estrictas de gestión.
Si creo que se ha avanzado enormemente en este tema en hospitales (análisis, citas) en tramitaciones (en otros centros de Madrid hay tramitaciones ágiles con entornos multi-ventanilla, sobre todo si es para pagar) y ayer oía a un responsable del poder judicial que se sentía orgulloso de la mejora del indicador de tiempo a la sentencia que él y su equipo estaban logrando (un ejemplo para los anteriores). El punto es que si es posible mejorar mucho con poca inversión y buen proceso ¿por qué no lo extendemos a todo?
¿Cuáles son los obstáculos?

8
Nov

¿ Low Cost en el mercado inmobiliario?

Escrito el 8 noviembre 2007 por José Luis Fernández en Lean Services

Acabo de leer esta noticia que señala que una compañía que se exhibe en el Salón Barcelona Meeting Point se anuncia con el agresivo eslogan de ‘La low cost de las inmobiliarias’.
http://www.elmundo.es/elmundo/2007/11/08/suvivienda/1194543668.html
Y me ha llamado la atención porque los fundamentos originales de las low cost se basaban en una mejora de los procesos de producción orientados a la reducción de costes que se repartían con aquellos clientes interesados en un producto básico simplificado en coste. Si no quiero comer en un vuelo de dos horas ¿porqué me cobráis la comida? ¿Por qué tiene el cliente que pagar los servicios de check in del aeropuerto si los puede ejecutar la tripulación? y ¿los de limpieza básica?.
¿Por qué pagar más por repostar en un sitio determinado o por el slot de un aeropuerto caro?
Si nos vamos a un caso como los muebles, ¿por qué tengo que pagar al personal del almacén si a mi no me importa recoger mi mueble o al montador si no me importa montarlo y transportarlo a cambio del descuento?
En estos casos parece como que se puede renegociar el contrato de servicios… pero en un producto en si mismo y sin cambiar su fase de transformación (mediante proceso o tecnología) me suena como que, si o si, le tocas al valor fundamental o lo conviertes en un sucedáneo o le metes una gradación de calidad.
Por eso me chocó el titular. Por ejemplo ¿Cómo puedo conseguir vino low cost? No sé..se me ocurre echarle agua. Y si lo hago..¿me anunciaría como vino low cost?
Pues bien. Esto pasa también en productos y servicios pero no es necesariamente lo mismo. ¿O pensáis que en esencia si lo es?
Al final en el artículo no aparecía que las casas se construirían con ahorro de materiales o de mano de obra sino que se reducen los márgenes de intermediación y se ofrecen fórmulas financieras atractivas para jóvenes.
El punto es ¿hablamos de low cost o de lower margins para captar nicho?

30
Oct

COOK YOUR LEFTOVER & SAVE THE WORLD

Escrito el 30 octubre 2007 por José Luis Fernández en Lean Services

Estoy estos días por aeropuertos y aviones y ha caído en mis manos “The Daily Telegraph” que incluye una noticia con el titulo que he tomado prestado.
Como en el foro de de Lean Services nos preocupa bastante el desperdicio, creo que la noticia está bien traída.
Definen, en el artículo, “el arte de cocinar sobras” como una de las primeras formas de reciclaje actuales. Curioso ¿verdad?
Algunos de los datos que aportan son los siguientes:
-Los hogares de Reino Unido tiran hasta un tercio de la comida que adquieren del cual, al menos la mitad es aprovechable.
-Se estima que la red de suministro de alimentos genera entre transportes y empaquetados en torno a un 20% de las emisiones contra el medio ambiente.
-La descomposición de los alimentos libera metano, uno de los gases que más contribuyen al efecto invernadero.
– Calculan que una familia media desperdicia en torno a 500€ al año en este concepto.
Entiendo que entre los factores que incrementan la tendencia, se encuentran la incorporación de la mujer al mundo laboral, el hecho de comer “fuera” , el exceso de oferta y de consumo…
Si nos remontamos una generación en España, nos encontramos con nuestros padres, bastante más conscientes porque vivieron tiempos de menos abundancia y aún resuena en mis oídos lo de “la comida no se tira, acábate el plato niño”..
Entre las soluciones, se plantean una mejor planificación de las comidas, volver a usar esas recetas de reciclado como las croquetas de cocido o el gazpacho con el pan de ayer…y tratar de restablecer los vínculos entre la agricultura y producción de comida locales con los consumidores.
Recuerdo aquel anuncio de tv, a la vista de este artículo y la evolución del precio del crudo, que hablaba de la energía y que decía: Aunque vd pueda pagarla, España, el Mundo, no puede…

25
Oct

Riesgos en la Gestión del Beneficio Propio

Escrito el 25 octubre 2007 por Cesar Clavero en Gestión de Riesgos

Finalmente hay que identificar y controlar los riesgos que pueden aparecer por una inadecuada Gestión del Beneficio Propio.
En este sentido, el proyecto tendrá menos riesgo si hay un líder claro por parte de nuestra empresa, con unos objetivos bien definidos para la consecución del beneficio. De esta forma, las personas que lideren el proyecto aunarán todos sus esfuerzos para conseguir dicho beneficio.
El proyecto tendrá más riesgo si el Cliente no tiene estabilidad financiera, ya que podrían darse situaciones en las que no se cobren las facturas en los momentos adecuados.
El proyecto tendrá menos riesgo si el caso económico ha sido realizado considerando todos los costes necesarios: recursos, gastos de viaje, inflación prevista, tipos de cambio, costes financieros, etc. Si el caso económico no contempla todos los costes, el proyecto podría perder parte del beneficio.
El proyecto tendrá menos riesgo si las condiciones de pago son estándar y se facturan todos los meses la totalidad de los trabajos realizados por nuestra empresa. Por el contrario, si la facturación es por hitos y transcurre mucho tiempo entre los mismos, el proyecto tendrá más riesgo.
El proyecto tendrá menos riesgo si nuestra responsabilidad está limitada en el contrato. En caso de responsabilidad ilimitada, el proyecto tendrá mucho más riesgo.
El proyecto tendrá menos riesgo si no hay penalizaciones a aplicar en el caso de que se produzcan retrasos en las fechas de las entregas. Por el contrario, si hay penalizaciones podremos perder parte de nuestro beneficio en caso de retrasos.
El proyecto tendrá más riesgo si el cliente quiere empezar el proyecto antes de la firma del contrato. En estos casos, la decisión a tomar será crítica porque si finalmente no se firma dicho contrato, se perderá el trabajo realizado por nuestra empresa.
El proyecto tendrá más riesgo para nuestra empresa si hay tareas o actividades que pongan en riesgo la seguridad laboral de nuestros recursos, lo que podría ocasionar una pérdida de parte del beneficio y también pérdida de imagen.
El proyecto tendrá más riesgo si es necesario contratar a determinados recursos para la realización del mismo. Este hecho podría generar mayores costes y por tanto un menor beneficio.
Cuanto más satisfecho esté nuestro cliente por la realización de nuestros trabajos y servicios, menos riesgo tendrá el proyecto, ya que habrá una alta probabilidad de conseguir todo el beneficio esperado por el proyecto.

23
Oct

¿Quién da más?

Escrito el 23 octubre 2007 por José Luis Fernández en Lean Services

Iberia ha estimado en un 35% la pérdida de pasajeros que sufrirá su puente aéreo entre Madrid y Barcelona tras entrar en servicio el AVE entre ambas ciudades, la compañía no tiene pensado reducir ni su número de vuelos actual ni su frecuencia, aunque sí una “reestructuración de su oferta” mediante un recorte de la oferta de plazas poniendo aviones más pequeños.
Los ingresos unitarios por pasajero han caído un 30%. En la web venden billetes de avión a 20 € aunque están de media en 35 y se puede encontrar un billete de avión de IDA Madrid – Barcelona por 5.99€. Volando el 28-Noviembre-07. El DG de IB plantea “Que salga más caro el taxi que lleva al aeropuerto que el precio del billete de avión no es sostenible”, Aunque también he podido encontrar taxis low cost desde el aeropuerto. Con lo que .al final el valor estará en el tiempo-coste-disponibilidad y eso, desde el punto de vista del usuario no parece malo… Este hecho lleva a una situación de mercado en la que “es el consumidor quien fija el precio”, lamenta el directivo, quien señala que esto será el detonante de una reestructuración del sector de las aerolíneas.
Mientras en Barcelona parece que aumentan los partidarios de posponer la fecha final de la llegada del AVE a Barcelona, prevista para el 21 de diciembre, si eso sirve para garantizar la ‘seguridad’ y que ‘las obras se hacen bien’. Un proyecto complejo que implica muchas competencias y empresas ahora con la presión mediática y política que plantea el dilema fecha de ejecución-seguridad.
Y yo me pregunto:
¿Producirá ganancia la pérdida del 35% de pasajeros en el puente aéreo?
¿Será más interesante la oferta de vuelo+taxi low cost que el AVE?
¿A alguien le gustaría ser el responsable del proyecto de finalización de obras del Ave en este momento?
¿Cuál es el límite de la rentabilidad en este entorno de competencia?
¿Cuáles son las claves para captar a los clientes a partir de ahora? Vamos, ¿Quién da más?

23
Oct

Hitos para obtener el beneficio propio del proyecto

Escrito el 23 octubre 2007 por Cesar Clavero en Gestión de Riesgos

Siguiendo con el planteamiento anterior, el primer hito es el establecimiento de un acuerdo o contrato y hay una serie de puntos importantes que se deben tener en cuenta, para que se consiga el beneficio del proyecto, como son crear un presupuesto para el proyecto, consultar con todas las personas involucradas en el proceso y establecer un plan de costes, ingresos y facturación para dicho proyecto.
El siguiente hito sería el seguimiento del proyecto, y asimismo también hay una serie de puntos importantes a controlar, como son revisar que se cumple el plan de facturación, conocer y gestionar en todo momento el rendimiento del proyecto, utilizar herramientas para el seguimiento, como excel, bases de datos o el Earned Value Management y comunicar constantemente la situación del proyecto y las acciones necesarias en caso de desviaciones.
Otro hito es la facturación y el cobro, de forma que hay que asegurar que los departamentos correspondientes realizan estas funciones en los momentos adecuados, detectar cuanto antes las facturas que no paga el cliente, analizar los motivos por las que no las paga y establecer acciones para el pago de las mismas.
El último hito es el cierre del proyecto y como en los casos anteriores hay una serie de puntos importantes a considerar para que se consiga el beneficio del mismo, como son comprobar que todos los trabajos se han realizado y se han aceptado por el cliente, revisar las condiciones de satisfacción acordadas con el cliente, asegurar que no hay ningún punto abierto con el cliente y que está satisfecho por nuestro trabajo y revisar que se ha cumplido todo el plan de facturación.

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