Archivo de la Categoría ‘Gestión de Riesgos’

1
Oct

Control de los Proveedores del Proyecto

Escrito el 1 Octubre 2007 por Cesar Clavero en Gestión de Riesgos

Por lo tanto, en los proyectos es importante controlar a los proveedores que utilizamos: estableciendo un contrato cerrado con sus responsabilidades, definiendo una relación adecuada entre ellos y los miembros del equipo, demostrando interés en el desarrollo de los proveedores y llegando a acuerdos en la forma en que se controlan sus hitos y el avance de sus tareas.
Sin embargo, cuando se realizan proyectos con subcontratistas y/o proveedores es fácil caer en errores que se podrían evitar con una buena gestión de los mismos.
Algunos ejemplos de estos errores pueden ser: transferir todo el riesgo a la organización subcontratada, considerar que uno está protegido en las tareas transferidas a un tercero, o dejar que el proveedor nos cargue cambios cuando dichos cambios no son aceptados por el cliente y por tanto no se pueden cargar.
En este sentido, si se realiza una inadecuada o pobre gestión de proveedores la consecuencia puede ser que el proyecto se convierta en un proyecto con pérdidas para nuestra compañía. Asimismo, si no se define bien la parte del proyecto que va a realizar el proveedor y las capacidades necesarias, en el proyecto se pueden producir desviaciones.

28
Sep

Cómo tratar a los Proveedores del Proyecto

Escrito el 28 Septiembre 2007 por Cesar Clavero en Gestión de Riesgos

Como regla general, hay una norma que dice que se debe tratar a los proveedores o subcontratistas de la misma forma a cómo quieres que el cliente te trate a ti.
En este sentido, en el trato con los proveedores es importante seguir las siguientes recomendaciones:
Se debe empezar el proceso creando una relación positiva con el proveedor.
Es necesario incluir a los proveedores más importantes en el mapa de involucrados pues afectan de forma significativa al proyecto.
Hay que introducirlos rápidamente al equipo de proyecto para que se integren al mismo y se sientan parte de él. De esta forma, el equipo funcionará mucho mejor.
También se deben incluir líderes del proveedor en las reuniones de seguimiento del proyecto sobre todo cuando hay hitos y dependencias importantes con ellos.

27
Sep

La Gestión de Proveedores del Proyecto

Escrito el 27 Septiembre 2007 por Cesar Clavero en Gestión de Riesgos

Muchas veces es necesario realizar un proyecto con terceras partes, por lo que también es importante controlar a los proveedores y/o subcontratistas. Los proveedores del proyecto son entidades o empresas que realizan parte del trabajo incluido en el contrato, pero que son externas a nuestra organización y a la organización del cliente. Puede haber proveedores de materiales, equipos, maquinaria, hardware, software, etc., cuya responsabilidad es suministrar sus productos al proyecto y también puede haber proveedores de servicios o subcontratistas cuya responsabilidad es realizar una serie de tareas o actividades concretas del proyecto.
Por lo tanto, en muchas ocasiones es necesario utilizar proveedores y/o subcontratistas en los proyectos por varios motivos como los siguientes:
– Nuestro negocio puede crecer más rápidamente.
– Ellos pueden proporcionar productos, soluciones y conocimiento que nosotros no tenemos.
– Ellos pueden añadir parte del valor a nuestro proyecto.
– Pueden suponer un ahorro de costes para el proyecto.
– Parte del riesgo del proyecto puede ser transferido a estas terceras partes.

3
Sep

Riesgos en la Gestión del Equipo

Escrito el 3 Septiembre 2007 por Cesar Clavero en Gestión de Riesgos

En función de cómo se defina y establezca el Equipo de proyecto, éste podrá tener más o menos riesgo.
Por ejemplo, el proyecto tendrá más riesgo si no hay un líder claro del equipo, o si no tiene la suficiente experiencia para dirigir un proyecto de esa magnitud.
Si la estructura del equipo de proyecto no está bien definida y dimensionada en el momento de realizar la oferta, el proyecto tendrá más riesgo que si dicha estructura se ha definido adecuadamente.
El proyecto tendrá menos riesgo si se ha realizado un adecuado plan de recursos para la realización de la propuesta.
El proyecto tendrá menos riesgo si todos los recursos necesarios están disponibles para la realización del proyecto. Si hay recursos críticos que no están disponibles el proyecto tendrá más riesgo.
El proyecto tendrá menos riesgo si el equipo tiene experiencia en proyectos similares. Si el proyecto consiste en algo muy nuevo y no hay experiencia el proyecto tendrá más riesgo.
Si el proyecto es muy técnico, tendrá más riesgo si se requiere uno o varios especialistas técnicos y no se disponen de ellos.
Si la empresa asigna al proyecto recursos de diferentes áreas de negocio, el riesgo será mayor ya que es más difícil gestionar recursos de diferentes áreas de negocio que si todos los recursos son de la misma unidad.
El proyecto tendrá menos riesgo si por parte del cliente existe un líder claro y con la suficiente experiencia para asumir este rol y sus correspondientes responsabilidades.
El proyecto tendrá menos riesgo si las personas del cliente tienen la suficiente experiencia en proyectos similares y son capaces de asumir todos sus roles y responsabilidades.

30
Ago

La Gestión del Equipo

Escrito el 30 Agosto 2007 por Cesar Clavero en Gestión de Riesgos

Para realizar cualquier proyecto hace falta un Equipo, y lógicamente, es otro elemento que se debe controlar para conseguir el éxito del mismo. El equipo de proyecto está formado por todos los recursos asignados a dicho proyecto. Pueden ser personas propias de nuestra empresa, personas del cliente o personas subcontratadas.
Normalmente en el Cliente hay personas que se asignan al proyecto y que tienen una participación directa en él, por lo que son considerados recursos del proyecto. Sin embargo, hay otras personas que pueden tener una relación indirecta con el proyecto, por lo que deberán ser tratados como stakeholders y gestionarlos según las recomendaciones realizadas en la Gestión de Involucrados. Los subcontratados son recursos que tienen un tratamiento especial, pues en realidad pertenecen a otras empresas que tendrán sus objetivos propios.
Cuando se define el equipo de proyecto, muchas veces se presupone que los recursos de la empresa son ilimitados y los directores de proyecto no se dan cuenta que el número de recursos es fijo y con unos perfiles determinados, que determinarán la forma de realizar el proyecto. También hay que tener en cuenta qué capacidades y conocimientos tienen nuestros recursos para saber si son los apropiados para dicho proyecto. En este sentido, para mejorar la capacidad de los recursos es necesario realizar un análisis de las necesidades de formación para cada uno de ellos. Para analizar dichas necesidades de formación de los recursos es conveniente seguir los siguientes pasos: Entender los requerimientos tanto funcionales como técnicos, valorar las capacidades actuales y el conocimiento, valorar el gap entre lo que se tiene y lo que se necesita y planificar como cubrir ese gap mediante la formación adecuada.

30
Jul

Riesgos en la Gestión de la Planificación

Escrito el 30 Julio 2007 por Cesar Clavero en Gestión de Riesgos

Según hemos comentado anteriormente, hay algunos puntos a tener en cuenta a la hora de planificar, que hacen que haya más o menos riesgo en la planificación del proyecto.
Por ejemplo, el proyecto tendrá más riesgo cuanto más complejo sea. La complejidad de la solución lo que genera es una mayor dificultad a la hora de planificar y producirá una mayor incertidumbre en las estimaciones.
Si para realizar las estimaciones se dispone de una metodología, el riesgo será menor, puesto que dicha metodología estará basada en la experiencia y en una serie de supuestos e hipótesis que harán que la planificación esté calculada con una mayor exactitud.
Si cuando se realiza la planificación, las estimaciones son revisadas por especialistas (SME – Subject Matter Experts) que conocen bien este tipo de proyectos, es lógico considerar que el riesgo será menor que si ningún experto revisa dichas estimaciones.
Cuando se realiza la planificación es conveniente incluir contingencias para tener cubiertas parte de las desviaciones que se pueden producir a lo largo del proyecto. En este sentido, cuantas más contingencias se puedan incluir menor será el nivel de riesgo del proyecto. Asimismo, cuanto más riesgo tenga el proyecto, mayores serán las contingencias que se deberán aplicar para tener cubiertos esos riesgos en caso de que aparezcan a lo largo del proyecto.
Cuanto más largo sea el proyecto más riesgo tendrá, ya que habrá más probabilidad de que los riesgos aparezcan y se produzcan desviaciones en función de dichos riesgos.
Si se realiza un plan integrado de proyecto con todos los elementos necesarios, el proyecto tendrá menos riesgo que si no se realiza dicho plan integrado.
Si las fechas de la planificación son flexibles con capacidad de ajuste en función de los trabajos realizados, el proyecto tendrá menos riesgo que si el cliente exige unas fechas concretas sin posibilidad de replanificar.
Si el proyecto tiene muchas dependencias externas tendrá más riesgo, porque dichas dependencias habrá que controlarlas con los stakeholders correspondientes y en caso de que no se controlen podrán impactar negativamente a la planificación del proyecto.
El proyecto tendrá más riesgo si tecnológicamente es más complicado y en la planificación hay que incluir tareas de pruebas y medición de rendimientos en las que las estimaciones pueden ser poco precisas.

18
Jul

La Gestión de la Planificación

Escrito el 18 Julio 2007 por Cesar Clavero en Gestión de Riesgos

Otro elemento fundamental que se debe controlar en cada proyecto para evitar riesgos, consiste en realizar una adecuada gestión de la planificación.
Cuando se habla de planificación normalmente está centrada en elementos tales como, la estimación de los tiempos necesarios para realizar las diferentes actividades, la asignación de los recursos para realizar dichas actividades o el cálculo de costes del proyecto en función de los recursos y los tiempos.
Sin embargo, un buen proyecto debe incluir un plan integrado de proyecto en el que se deben incluir los siguientes elementos: Formulación del problema, Misión y objetivos del proyecto, Alcance del programa, Planteamiento a seguir, Requisitos contractuales: supuestos y limitaciones, Especificaciones del producto final, Estructura de desglose del trabajo, Programas objetivo, Recursos necesarios: personas, equipos y materiales, Sistema de control: informes de progreso, Colaboradores principales: roles y responsabilidades, y Áreas de riesgo.
En este sentido, cuando se realiza la planificación de un proyecto hay que acordar los objetivos del proyecto, definir los hitos principales, asignar los roles y responsabilidades, definir y planificar todas las actividades del proyecto y desarrollar el programa del proyecto.
Dentro de la planificación es muy importante definir todas las actividades que forman el proyecto y para ello hay que identificar las actividades necesarias para alcanzar los hitos, asignar responsabilidades entre los miembros del equipo, estimar los esfuerzos necesarios y los costes, considerar la inclusión de contingencias e identificar dependencias entre actividades.
Asimismo, cuando al planificar se realizan estimaciones, es aconsejable entre otras cosas, documentar las hipótesis o supuestos, utilizar guías de estimación reconocidas, obtener una segunda estimación independiente, tener en cuenta las curvas de aprendizaje, las vacaciones, los periodos de formación, etc., obtener el acuerdo del cliente en los métodos y los supuestos utilizados, incluir contingencias o actualizar las estimaciones según los cambios.

26
Jun

Riesgos en la Gestión del Alcance

Escrito el 26 Junio 2007 por Cesar Clavero en Gestión de Riesgos

Según hemos comentado para evitar riesgos en un proyecto es muy importante establecer un alcance perfectamente acotado y reflejado en el contrato firmado por ambas partes.
Sin embargo, el Cliente puede cambiar determinadas condiciones del contrato que tienen más riesgo para el proyecto. Por ejemplo, el Cliente puede querer incluir determinadas cláusulas para penalizarnos en caso de retrasos. En este sentido, podríamos asumir estas penalizaciones si las exige el Cliente, pero hasta un cierto límite del valor total del contrato.
El Tipo de Contrato también nos condiciona, pues el proyecto tendrá más riesgo si el contrato es un Precio Fijo sin la posibilidad de renegociar, ya que habrá que planificarlo con mucho detalle para que no haya desviaciones. Si el contrato es a Time & Materials (Horas & Gastos) el proyecto tendrá menos riesgo, pues sólo dependerá de la rentabilidad de los recursos. Si se comparten riesgos con el Cliente, el proyecto tendrá mucho más riesgo, pues parte de la rentabilidad del proyecto dependerá del beneficio obtenido por el Cliente.
En este sentido, el proyecto tendrá menos riesgo cuanto mayor sea la definición y el entendimiento de los requerimientos funcionales del Cliente.
Otro elemento a considerar es el Alcance Geográfico, ya que el proyecto tendrá más riesgo si el alcance incluye varios países. Lógicamente, es más complicado realizar un proyecto en muchos países debido a implicaciones de idioma, cultura, organización, etc., por lo que deberemos tener este aspecto en cuenta a la hora de analizar los riesgos.
El proyecto tendrá más riesgo cuanto mayor sea el número de usuarios o involucrados en el mismo. Si hay que gestionar a muchos usuarios habrá más probabilidad de que el proyecto se complique, mientras que si todo el conocimiento se concentra en pocos usuarios será más fácil de controlar.
Para proyectos técnicos, habrá más riesgo si en el alcance se incluyen temas de rendimiento, disponibilidad de servicio, accesibilidad, períodos de garantía y/o soporte post-implantación.
Un proyecto tendrá más riesgo si parte del alcance es responsabilidad del Cliente y se tiene la sensación de que no van a cumplir esa parte, por lo que el proyecto se verá impactado.
Por último, los cambios de alcance también hay que considerarlos, ya que un proyecto tendrá menos riesgo cuanto más acotado esté el alcance y se prevean menos cambios a dicho alcance. Si se esperan muchos cambios al alcance inicial, el proyecto se complicará precisamente por la realización de la gestión de cambios.

21
Jun

La Gestión del Alcance del Proyecto

Escrito el 21 Junio 2007 por Cesar Clavero en Gestión de Riesgos

Uno de los elementos fundamentales que se debe controlar en los proyectos para evitar riesgos, consiste en realizar una adecuada gestión del alcance.
El alcance del proyecto establece los límites de lo que exactamente se va a hacer y lo que no se va a hacer en el proyecto. En este sentido, cuanto más acotado esté el alcance habrá menos riesgo en el proyecto, pues se conocerá con mayor exactitud lo que está incluido y lo que no.
Se recomienda que todo el alcance se incluya en el Contrato del Proyecto y que se firme por ambas partes (Cliente-Proveedor) para evitar riesgos en el futuro. Los elementos que se deben incluir en el contrato del proyecto para que el alcance esté acotado son los siguientes: Productos resultantes del proyecto, Criterios de Aceptación de cada uno de dichos productos, Criterios de Terminación del proyecto, Procedimiento de gestión de cambios al alcance, Supuestos y Limitaciones al alcance, Identificación de hitos del proyecto, Plan de Recursos, Roles y Responsabilidades de los diferentes recursos, Metodologías a utilizar en el proyecto, Tecnologías a utilizar en el proyecto, Planificación del Proyecto, Plan de Riesgos y Plan de Calidad del proyecto.

31
May

Riesgos en la Gestión de los Beneficios del Cliente

Escrito el 31 Mayo 2007 por Cesar Clavero en Gestión de Riesgos

Aunque en el proyecto se hayan definido adecuadamente los beneficios que va a obtener el Cliente con el proyecto, siempre pueden aparecer una serie de riesgos relacionados con dicha gestión. Por ejemplo, al definir los Beneficios del Cliente pueden surgir dificultades como la forma de establecer los beneficios apropiados, como alinear el proyecto con los objetivos deseados, como reconocer el impacto de las decisiones tomadas en la implantación del proyecto en los beneficios a conseguir o como valorar y hacer un seguimiento de dichos beneficios.
En este sentido, para gestionar adecuadamente los Beneficios que el Cliente puede conseguir con el proyecto, se deben seguir los siguientes pasos: Identificar los beneficios a obtener con el proyecto, valorar y cuantificar los beneficios a obtener, planificar cuándo se van a conseguir los beneficios y realizar un seguimiento y una revisión continua de la consecución de los beneficios durante todo el proyecto, aplicando medidas correctoras en caso de que sea necesario.
Algunos de los riesgos más frecuentes en la Gestión de los Beneficios del Cliente están relacionados con la Motivación del Cliente, como por ejemplo, que no haya razones comerciales o estratégicas claras para realizar el proyecto o que el proyecto no esté alineado a los objetivos estratégicos del Cliente.
También hay riesgos relacionados con que los Beneficios que el Cliente consigue con el proyecto no se han definido, no se ha creado un Business Case (Coste vs. Beneficio) para dicho proyecto, el Business Case se ha creado a alto nivel pero no es conocido por el equipo de proyecto o los requerimientos que quiere el Cliente no están bien definidos por lo que es difícil construir el Business Case del proyecto.
Por último, se pueden mencionar riesgos relacionados con el seguimiento de los Beneficios del Cliente, como por ejemplo, que los Beneficios no sean SMART o que no haya un proceso definido para saber si se están consiguiendo dichos beneficios.

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