Archivo de la Categoría ‘Gestión de Riesgos’

11
Oct

Calidad versus Presupuesto en los Proyectos

Escrito el 11 Octubre 2010 por Cesar Clavero en Gestión de Riesgos

Como continuación al comentario anterior de reducción de tarifas en proyectos, hay que destacar que la reducción de costes, y por lo tanto del presupuesto para ejecutar el proyecto, es contraria a la variable de mantener o mejorar la calidad del proyecto.

Normalmente, si se reduce el presupuesto, la calidad disminuye y viceversa. Sin embargo, ¿es posible reducir los costes del proyecto y a la vez aumentar la calidad? Este dilema es el que nos debemos plantear para conseguir que los proyectos sean rentables y la satisfacción del Cliente se mantenga o incluso mejore.

No es una tarea sencilla, pero hay situaciones en las que si que se puede conseguir reducir el coste del proyecto y a la vez aumentar la calidad. Por ejemplo, mediante el aprovechamiento y la reutilización de ciertos componentes y elementos de otros proyectos, se puede reducir el tiempo de determinadas tareas y por lo tanto el coste del proyecto, consiguiendo un resultado con una calidad equivalente o incluso superior a la deseada.

2
Feb

Reducción de Tarifas en Proyectos

Escrito el 2 Febrero 2009 por Cesar Clavero en Gestión de Riesgos

Ante la crisis económica que estamos sufriendo en el año 2009, los clientes que contratan proyectos a otras empresas están tomando como iniciativa la petición de una reducción de las tarifas respecto a la de años anteriores.
¿Qué efectos puede tener esta reducción de tarifas?
Lógicamente, los costes salariales que tienen las empresas que realizan los proyectos no pueden ser reducidos, por lo que la reducción de tarifas supone una pérdida directa de margen en los proyectos.
¿Es esto rentable para las empresas que realizan proyectos?
Naturalmente que no, y la consecuencia puede ser una pérdida de calidad en los proyectos ya que ante la presión de reducir tarifas se toman medidas que no miran por la calidad del proyecto y por realizar un buen servicio, sino que sólo ven el componente económico con el objetivo de mantener el proyecto y el cliente.
¿Es rentable tomar este tipo de decisiones, o es preferible continuar con las mismas tarifas, manteniendo un grado más alto de calidad y de satisfacción del cliente?

28
Ene

El ciclo político y económico en los proyectos

Escrito el 28 Enero 2008 por Cesar Clavero en Gestión de Riesgos

¿Afecta el ciclo político y económico en los proyectos?
Como es natural, cualquier tipo de ciclo también puede afectar al desarrollo de los proyectos. Así las cosas, cuando el ciclo político termina suele ser normal que haya mayor incertidumbre en la continuidad de los proyectos, ya que se puede producir un cambio político y esto puede generar una variación en las inversiones que se tenían previstas, sobre todo en las Administraciones Públicas. En este sentido, hay que tener siempre en cuenta el cambio de ciclo para asegurar la continuidad de los proyectos.
Por otro lado, el ciclo económico también afecta a los proyectos. Cuando el ciclo es positivo es más fácil gestionar un proyecto, porque hay crecimiento y las perspectivas son buenas, por lo que se pueden conseguir ampliaciones e incrementos de presupuesto con mayor facilidad. Todo lo contrario ocurre cuando el ciclo está en un periodo de estancamiento económico.
Cuando empezaba este blog relativo a la gestión de riesgos en proyectos, comentaba el hecho sucedido el 11 de septiembre de 2001, cuando un ataque del terrorismo islámico destruyó las torres gemelas de Nueva York. En los meses sucesivos había mucha incertidumbre y se produjo una desaceleración económica, motivando un miedo por parte de las empresas a realizar nuevas inversiones en proyectos. Por lo tanto, muchos proyectos que estaban previstos ni siquiera se empezaron y algunos proyectos en marcha se fueron paralizando, debido fundamentalmente a este cambio en el citado ciclo económico.

19
Dic

La motivación en los proyectos

Escrito el 19 Diciembre 2007 por Cesar Clavero en Gestión de Riesgos

Como se ha comentado anteriormente, es muy importante que las personas asignadas al proyecto estén motivadas para conseguir el éxito del mismo. Pero, ¿cómo se puede motivar a las personas asignadas a los proyectos? Lo que se necesita es un método para averiguar qué motiva a cada individuo. Antes de intentar motivar a alguien hay que plantearse dos preguntas:
¿Puede esa persona realizar adecuadamente el trabajo?
¿Quiere esa persona realizar adecuadamente el trabajo?
Si la respuesta no es afirmativa para las preguntas anteriores, hay que estudiar la posibilidad de que esa persona cambie de puesto dentro del proyecto o incluso de proyecto.
Si hay una persona que no está interesada en el proyecto podemos plantear lo siguiente: Cambiarle las tareas hasta que encontremos algo que le guste: Esto requiere mucho tiempo y en los proyectos nunca sobra tiempo. Hablarle de algún trabajo que haya realizado en los últimos años y con el que haya disfrutado, para que vea que no todo es aburrido. Preguntarle por aficiones a las que le gustaría dedicar más tiempo. Preguntarle por algo que siempre haya querido hacer y que de momento no ha hecho.
En función de las respuestas, lo importante es encontrar el modelo de actividad que actúa como motivador, no el contenido de la actividad en sí. Las personas consiguen la autorrealización repitiendo un modelo de actividad. Una vez que se ha determinado ese modelo, se trata de encargar a cada persona trabajos que contengan su modelo y que por tanto, motivan al empleado. Hay modelos de resolución de problemas, de innovación, de ayuda a los demás, de experto, de defensor, de autodidacta, etc. Pero, ¿qué modelos de motivación se deben tener en los proyectos? En este sentido, en los proyectos es bueno tener personas de los diferentes modelos. La mayor parte de los individuos son una combinación de varios tipos, generalmente con uno dominante. Una vez que se conoce el modelo de actividad que motiva a una persona, hay que tratar de asignarle un trabajo que contenga ese modelo. Si no se dispone de ese tipo de trabajos, sabremos por qué la persona en cuestión se encuentra desmotivada en su puesto actual.

3
Dic

Ejemplos de otros Riesgos del Proyecto

Escrito el 3 Diciembre 2007 por Cesar Clavero en Gestión de Riesgos

En principio puede haber muchos riesgos en los proyectos y como hemos ido indicando en los puntos anteriores, se deben asociar a los diferentes elementos que se deben controlar en el proyecto. Sin embargo, en el Plan de Riesgos siempre hay otros riesgos que se deben incluir en un capítulo adicional.
En este sentido, si las diferentes personas que deben aconsejar en el proceso y en el proyecto han aportado sus recomendaciones, el proyecto tendrá menos riesgo, pues se habrán incluido más acciones para mitigar estos riesgos.
Si uno o varios especialistas en la gestión de riesgos han revisado y validado los riesgos del proyecto y sus acciones mitigantes, es lógico que el proyecto tenga menos riesgo pues está más controlado.
Para proyectos técnicos o de tecnología, el proyecto tendrá menos riesgo si un especialista en la solución técnica también ha realizado una revisión y la ha validado.
El proyecto tendrá menos riesgo si el proceso de resolución de problemas está bien definido, aceptado por todos los implicados y se cumplen las fechas para la resolución de los problemas.
Asimismo, el proyecto tendrá menos riesgo si el proceso de resolución de incidencias está bien definido, aceptado por todos los implicados y se cumplen las fechas para la resolución de las incidencias (que tienen menor severidad que los problemas).
Por último, el proyecto tendrá menos riesgo si los recursos asignados están motivados con la realización de dicho proyecto, ya que si no están motivados podrán perjudicar gravemente al éxito del mismo.

20
Nov

Otros Riesgos del Proyecto

Escrito el 20 Noviembre 2007 por Cesar Clavero en Gestión de Riesgos

El último elemento que se debe controlar en los proyectos y que sirve para incluir cualquier cosa que no se ajuste a los elementos anteriores, es el de otros Riesgos del proyecto. En este sentido, en un proyecto pueden aparecer riesgos técnicos o tecnológicos, riesgos estructurales propios de la empresa, riesgos asociados a los procesos, riesgos meteorológicos, etc.
Es importante diferenciar entre riesgos, problemas y acciones. Los riesgos son problemas potenciales que pueden aparecer en el futuro y que hay que controlarlos para evitar que aparezcan. Los problemas son incidencias que ya han aparecido en el proyecto y por lo tanto hay que solucionarlos. Y las acciones son decisiones que se realizan para mitigar los riesgos o para solucionar los problemas.
Para todos estos riesgos del proyecto el proceso que se debe seguir es el siguiente: Identificar los riesgos, describirlos, analizarlos y clasificarlos, en función de la probabilidad y del impacto y establecer un plan de riesgos con acciones para mitigarlos.
También debemos considerar que ante estos otros riesgos que pueden aparecer en el proyecto se pueden establecer las siguientes acciones:
– Aceptar los riesgos, que significa que son riesgos propios del proyecto, por lo que pueden aparecer en cualquier momento y debemos estar preparados para afrontarlos.
– Transferirlos, que significa que no son riesgos propios del proyecto, por lo que pueden asignarse a otros proyectos o a otras unidades de negocio. De esta forma, si aparecen estos riesgos no afectarán a nuestro proyecto.
– Utilizar un seguro, que cubra la totalidad o parte de las posibles desviaciones económicas que se produzcan.
– Utilizar contingencias, que cubran la totalidad o parte de las posibles desviaciones económicas que se produzcan en caso de que aparezcan estos riesgos.
– Intentar reducir la probabilidad o el impacto, mediante una serie de acciones para reducir la probabilidad de que aparezcan los riesgos o reducir el impacto previsto del riesgo.

25
Oct

Riesgos en la Gestión del Beneficio Propio

Escrito el 25 Octubre 2007 por Cesar Clavero en Gestión de Riesgos

Finalmente hay que identificar y controlar los riesgos que pueden aparecer por una inadecuada Gestión del Beneficio Propio.
En este sentido, el proyecto tendrá menos riesgo si hay un líder claro por parte de nuestra empresa, con unos objetivos bien definidos para la consecución del beneficio. De esta forma, las personas que lideren el proyecto aunarán todos sus esfuerzos para conseguir dicho beneficio.
El proyecto tendrá más riesgo si el Cliente no tiene estabilidad financiera, ya que podrían darse situaciones en las que no se cobren las facturas en los momentos adecuados.
El proyecto tendrá menos riesgo si el caso económico ha sido realizado considerando todos los costes necesarios: recursos, gastos de viaje, inflación prevista, tipos de cambio, costes financieros, etc. Si el caso económico no contempla todos los costes, el proyecto podría perder parte del beneficio.
El proyecto tendrá menos riesgo si las condiciones de pago son estándar y se facturan todos los meses la totalidad de los trabajos realizados por nuestra empresa. Por el contrario, si la facturación es por hitos y transcurre mucho tiempo entre los mismos, el proyecto tendrá más riesgo.
El proyecto tendrá menos riesgo si nuestra responsabilidad está limitada en el contrato. En caso de responsabilidad ilimitada, el proyecto tendrá mucho más riesgo.
El proyecto tendrá menos riesgo si no hay penalizaciones a aplicar en el caso de que se produzcan retrasos en las fechas de las entregas. Por el contrario, si hay penalizaciones podremos perder parte de nuestro beneficio en caso de retrasos.
El proyecto tendrá más riesgo si el cliente quiere empezar el proyecto antes de la firma del contrato. En estos casos, la decisión a tomar será crítica porque si finalmente no se firma dicho contrato, se perderá el trabajo realizado por nuestra empresa.
El proyecto tendrá más riesgo para nuestra empresa si hay tareas o actividades que pongan en riesgo la seguridad laboral de nuestros recursos, lo que podría ocasionar una pérdida de parte del beneficio y también pérdida de imagen.
El proyecto tendrá más riesgo si es necesario contratar a determinados recursos para la realización del mismo. Este hecho podría generar mayores costes y por tanto un menor beneficio.
Cuanto más satisfecho esté nuestro cliente por la realización de nuestros trabajos y servicios, menos riesgo tendrá el proyecto, ya que habrá una alta probabilidad de conseguir todo el beneficio esperado por el proyecto.

23
Oct

Hitos para obtener el beneficio propio del proyecto

Escrito el 23 Octubre 2007 por Cesar Clavero en Gestión de Riesgos

Siguiendo con el planteamiento anterior, el primer hito es el establecimiento de un acuerdo o contrato y hay una serie de puntos importantes que se deben tener en cuenta, para que se consiga el beneficio del proyecto, como son crear un presupuesto para el proyecto, consultar con todas las personas involucradas en el proceso y establecer un plan de costes, ingresos y facturación para dicho proyecto.
El siguiente hito sería el seguimiento del proyecto, y asimismo también hay una serie de puntos importantes a controlar, como son revisar que se cumple el plan de facturación, conocer y gestionar en todo momento el rendimiento del proyecto, utilizar herramientas para el seguimiento, como excel, bases de datos o el Earned Value Management y comunicar constantemente la situación del proyecto y las acciones necesarias en caso de desviaciones.
Otro hito es la facturación y el cobro, de forma que hay que asegurar que los departamentos correspondientes realizan estas funciones en los momentos adecuados, detectar cuanto antes las facturas que no paga el cliente, analizar los motivos por las que no las paga y establecer acciones para el pago de las mismas.
El último hito es el cierre del proyecto y como en los casos anteriores hay una serie de puntos importantes a considerar para que se consiga el beneficio del mismo, como son comprobar que todos los trabajos se han realizado y se han aceptado por el cliente, revisar las condiciones de satisfacción acordadas con el cliente, asegurar que no hay ningún punto abierto con el cliente y que está satisfecho por nuestro trabajo y revisar que se ha cumplido todo el plan de facturación.

17
Oct

El Beneficio Propio del Proyecto

Escrito el 17 Octubre 2007 por Cesar Clavero en Gestión de Riesgos

Un elemento fundamental para la empresa que ejecuta un proyecto es conseguir un beneficio por la ejecución de dicho proyecto.
En principio, una empresa realiza un proyecto en un cliente para conseguir un beneficio por la realización de dicho proyecto. Sin embargo, hay ocasiones en las que se puede realizar un proyecto de inversión, es decir, el proyecto no genera un beneficio a corto plazo pero puede conseguirse a largo debido a otros proyectos futuros.
Para que nuestra empresa consiga el beneficio esperado por el proyecto se deben establecer una serie de hitos, como: Establecer un acuerdo o contrato por ambas partes, Hacer un seguimiento continuo del proyecto, Realizar periódicamente la facturación y el cobro y Cerrar el proyecto en el momento apropiado.

15
Oct

Riesgos en la Gestión de Proveedores

Escrito el 15 Octubre 2007 por Cesar Clavero en Gestión de Riesgos

Realizar un proyecto con proveedores o subcontratistas supone que haya que gestionarlos, por lo que es posible que aparezcan determinados riesgos debidos a una inadecuada gestión.
En este sentido, el proyecto tendrá más riesgo si el contrato firmado con el proveedor no está claramente acotado y definidos la calidad y los costes que nos van a cargar.
El proyecto tendrá menos riesgo si se realiza una adecuada selección de los proveedores considerando todas las capacidades necesarias para que realicen sus tareas y actividades en plazo, según el presupuesto y con los niveles de calidad requeridos.
El proyecto tendrá más riesgo si los productos y servicios que ofrecen los proveedores no cubren exactamente las necesidades de negocio del cliente final.
El proyecto tendrá más riesgo si hay poca visibilidad para realizar el seguimiento del progreso de las tareas y la calidad de los proveedores. Esta falta de visibilidad puede ocasionar retrasos, discontinuidad de las tareas y por tanto clientes insatisfechos.
El proyecto tendrá más riesgo si es muy complicado realizar el seguimiento y las previsiones de los costes de los proveedores, ya que será difícil controlar el beneficio del proyecto y se podrán producir desviaciones.
El proyecto tendrá más riesgo si las estimaciones de esfuerzos realizadas por los proveedores son pobres y no están bien acotadas, lo que puede producir desviaciones y retrasos en el proyecto, con el consiguiente sobre coste.
Está claro que gestionar adecuadamente a los proveedores requiere su tiempo, por lo que si no se planifican estas tareas el proyecto tendrá más riesgo, pues habrá que realizarlas y el proyecto tendrá retrasos.
Si hay dependencias críticas en los proveedores el proyecto tendrá más riesgo, ya que si los proveedores se retrasan el impacto será muy significativo.
El proyecto tendrá menos riesgo si los proveedores y subcontratistas también están comprometidos con el proyecto: toman sus decisiones en los plazos adecuados, dedican el tiempo necesario al proyecto y la comunicación con ellos es eficiente.
El proyecto tendrá menos riesgo si los roles y responsabilidades de los proveedores están bien acordados, documentados y se cumplen a lo largo del proyecto.
El proyecto tendrá menos riesgo si no hay problemas de disponibilidad de recursos y perfiles por parte del proveedor o subcontratista.
El proyecto tendrá menos riesgo si las entregas de los proveedores se realizan en plazo, en presupuesto y con la calidad requerida por el cliente.

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